Web制作に限らずどんな業務でもスケジュール管理やプロジェクト管理、タスク管理は必要になってきます。あくまでこの各管理業務は主となる業務が効率良くまわるための手段であって、その目的を忘れるとよくある「管理するために管理」になりかねません。これは本末転倒です。
私が以前勤めていた会社がまさにそうだったなと思います。組織がデカかったことも起因しているのでしょうが何かをするために大量の書類を作り、その業務を動かすことで大量な書類を毎日修正する。中には業務を円滑にするための書類ももちろんあるとは思うのですが、まさに「管理のための管理」になっていて非常にモチベーショが下がりました。
今私はWebディレクターとして毎日業務を進めていますが、必要最低限のやり方で効率よく業務が進むように、管理ツールを選んでいます。もちろん必要によって様々なツールを使うこともあるのですが、現状私がWebディレクターのプロジェクト管理、タスク管理に利用している主なツールは以下２つです。
この2つがなければ恐らく私は今どうなっていて、次何をすればいいのかがわからずとりあえず筋トレとかをはじめかねません。この2つのツールがあるからこそ私は業務をまわすことができるのです。
どちらも有料のプランもありますが、使うだけなら無料です。
今回は詳しい使い方というよりも、この2つのツールを使うメリットに触れてみましょう。
制作のやり取りは基本全てchatworkで
最近ではSlackというコミュニケーションツールの黒船が勢いを増しているみたいですが、DENSUKEでは社内のやりとりを全てchatworkで行っています。「今日飲み会だぞ」とか「今日電車遅延で遅れるぞ」とか「今日は業後に筋トレだぞ」「プロテインあるぞ」とか、「このプロテインうまかったぞ、ご褒美レベルだぞ」とか。
そして可能な限りクライアントも巻き込んでchatworkで制作を進めていくのですが（もちろんクライアント社内の事情でchatworkが使えないときは別として）、以下のメリットがその主に使う要因なのかなと思います。
グループチャットで迅速にコミュニケーション量を増やす
個人的に「プロジェクトが上手くいくかどうかは、チームのコミュニケーション量で決まる」と思っています。
基本プロジェクトなんて計画通りいかないものだとも思っているのですが（もちろんそれでも計画通りに管理していくことが重要ですが）、その時にどれだけ1人で悩まないで共有して解決策を決められるか。すごい単純に書くとヤバい時に「ギャーー」っと叫ぶことができるかが重要です。
そういったコミュニケーションを推進しているために、コミュニケーション量を増やすということは絶対的に重要だと思います。社内だろうがクライアントだろうが巻き込んで、コミュニケーションとって問題に立ち向かうことができるかどうかで、プロジェクトが成功するのかどうかが決まってくるのかなぁと最近強く感じています。
メールだとどうしても形式張ってしまうし、返信ボタンを押したり、新規メール作成ボタンを押したり、XX株式会社のXXさまと入力したり、やれ誰をCCに指定するかと考えたり。ぶっちゃけ面倒くさいですね。
上記の通り最重要なことが「社内だろうがクライアントだろうが巻き込んで、コミュニケーションとって問題に立ち向かうこと」なのであれば、誰でも気軽に発言できて、関係者全員が読める。この状況が1番良いと思います。そんな状況がスピーディーに実現できるのがまずchatworkの良い点の1つです。
あと既読機能がつかないもの良い。chatworkは理由があって絶対に既読機能は実装しないらしいのでこれ素晴らしいです。
参考：チャットワークはなぜ既読がつかないのかーCTO山本正喜氏が考える「人」「組織」そして「働き方」
画像・ファイルの共有が早い、めちゃくちゃ楽
コミュニケーションという意味だと、ファイルや画像をドラッグアンドドロップですぐ共有できるところも良いです。
また画像データやPDFデータであれば、いちいち端末にダウンロードすることなくWebブラウザ上で表示して確認することもできるので、共有から表示確認までの流れもかなりスピードアップができます。
制作物を共有して、ここはこうしよう、あーしよう、いやここはこういう意味があるのでこうしたい。などといったことがスムーズにできます。こういったやりとりをメールで行うのはもちろん面倒極まりないですが、1回1回打合せの場を設けるのも億劫です。そんな時はchatwork上で効率的にコミュニケーションできるので、めちゃくちゃ楽です。
チャットの検索機能が神
あと検索機能が優れている、これがchatwork1番のメリットかなとも思います。
メールの場合、返信メール、さらに返信メールとずっと進むわけでなく途中で新規作成のメールになったりと、後で発言を追うときに１つのメールを見れば済むわけでなく検索やメールの件名から対象を探すことになります。
chatworkの場合、1つのグループチャットの中で時系列にやり取りの全てが並んでいます。そして検索した時にはテキストやファイル名を全て引っ張ってきてくれますし、何よりそれをグループ別にユーザー別にと検索結果表示を分けることもできます。全くもってエクセレントです。
過去の情報がどれだけスピーディーに取り出せるか。という部分もプロジェクトを円滑に進める1つのポイントだと思うので検索機能が使いやすいのは非常に重要です。
個人のタスクの管理はTodoistで
今度はTodoistです。
chatworkはプロジェクト全体の管理や推進を担います。機能としてタスク機能もあるのですが、あくまでchatworkはチャットが主な機能であり、タスク管理機能は少し脆弱です。「何を」「誰が」「何日までに」やるのかだけが管理できます。
個人的には「今日私はどれだけの作業があるのか」「そして今私は何をすればいいのか」。この2つが明確になっていないと嫌です。でなければ、、、、そうですね、筋トレをはじめかねません。
Todoistのメリットは以下のとおりです。
やるべきことが常に明確に、タスク管理手法GTDに則って実行できる
個人的には常にやること、特に「今」やることが明確になっていることが非常に重要です。5個も10個もプロジェクトが並行で動いていると、何を今やればいいのかを思い出すだけでも大変です。基本私はGTDというタスク管理手法が好きなのですが、TodoistはGTDに則った管理方法が実行できます。
私の場合だとまず朝一はプロジェクト一覧を確認して、上から「次何をしなくちゃいけないのか」を全部Todoistに登録します。そのタスクが今日でなくても良いのであれば日付だけを設定（もちろん今日でなくて良いが1日で終わらない場合は、今日に設定したりします）。
そして今日やるべきことが明確になれば、各々開始の時間を設定していきます。そうするとTodoistの場合開始時間の順番に並び変わるので、「あ、無理だなコレ」とか「これなら夜の飲み会も余裕で間に合うな」とかがある程度見えてきます。
あとはそれを上から順々に粛々とこなしていきます。もちろん割り込みタスクなどがあるので、上手くいかない日もありますが。
参考：GTD（Getting Things Done）｜ウィキペディア
参考の本：はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
毎日、毎週、毎月やることは繰り返しタスクで登録
基本仕事をしていれば毎日、毎週、毎月の繰り返しタスクが発生します。例えば以下のような作業でしょうか。
- 毎朝の店舗清掃
- 1時間毎のメール確認
- 毎週月曜日の倉庫棚卸し
- 毎月1日のデータバックアップ
- 毎日5日のクライアント先の月次報告書
特に毎日の日課になっている作業であれば特に問題なく実施されるでしょうが、中にはリマインダーがなければ作業漏れになりかねない作業もたくさんあります。
こういった繰り返しタスクの登録方法が、かなり自由にTodoistであれば設定可能です。一度登録しておけば「えーと今日は水曜日だから・・・・」とか「今日は月末だから・・・」とかいちいち思い出す必要がなく、Todoistの今日の作業予定を見れば済むのです。
ちなみについやってしまう作業を、Todoistで制限する方法もあります。私はFacebookなどついつい見てしまうので、1日に2回、12時と16時のタイミングで「Facebook、Twitterのチェック」というタスクをTodoistに設けています。
基本はこれに沿ってFacebookやTwitterのチェックをするのですが、仮に11時に見てしまっても12時のタスクにチェックをつけて、業務中はFacebookとTwitterは2回まで。という制限をTodoistで設けたりしています。
タスクの繰越しとか操作感が神
朝の状態で今日やることを列挙すると「あ、無理だな」と思うことがあります。
また問題なく今日の予定が順調に終わりそうでも、障害やクレーム対応など割り込みタスクによって何だかんだ終わらないこともあるでしょう。いやあります、ほぼあります、絶対あります。
そういった場合にタスクを翌日に繰り越したり、金曜日だから月曜日に移動したりといった繰り越し操作がTodoistは神がかってやりやすいです。
また操作感という意味ではPCだけなくTodoistはスマホアプリ、Chromeの拡張機能とどんな状況でもタスクをチェック、実行のチェックをすることが可能です。
デバイス選ばず操作性に優れているのは素晴らしい。
プロジェクトの管理はchatwork、個人のタスク管理はTodoist
流れとしては全体的なプロジェクト管理、コミュニケーションはchatworkを活用しています。その中で様々なタスクが発生します。
そのタスクを漏れることなく実行するために、個人のタスク管理はTodoistを活用しています。
別にプロジェクト全体で活発にコミュニケーションができて、その中で発生した個人で行わなくてはならないタスクが管理できれば、好きなツール使えばいいとは思います。
私はWeb制作のプロジェクト管理はchatworkで、Webディレクターとして個人の仕事はTodoistで管理するようにしています。
個人的にはchatworkは最初に使ったときから直感的で使いやすいし、タスク管理ツールはいくつか試してみてTodoistが抜群に使いやすいツールだったので、もしツールで迷われている方は「chatwork」「Todoist」を使ってみては如何でしょうか。どちらも無料で使うことができます。気に入ればさらに高機能な有料プランもあります。
